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Puesto:
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Jefatura de Unidad Departamental de Administración de Archivos.
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Función Principal:
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Asegurar que el Sistema Institucional de Archivos de la Entidad permita la correcta administración de documentos, para regular el funcionamiento, la integración y los archivos en posesión de la Entidad.
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Funciones Básicas:
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- Establecer las políticas y medidas técnicas, para regular los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo.
- Vigilar que los procesos archivísticos de los componentes operativos del Sistema, se lleven a cabo mediante los instrumentos archivísticos correspondientes, para la correcta gestión documental.
- Verificar que los documentos de archivo se integren y obren en expedientes ordenados lógica y cronológicamente por asunto, materia, actividad o trámite, para documentar los procesos de gestión de la Entidad.
- Realizar de manera conjunta con los responsables de los Archivos de Trámite la valoración documental para determinar los plazos de vigencia y disposición de las series documentales para llevar a cabo la administración de documentos.
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Función Principal:
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Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, para mejorar el funcionamiento y operación de los archivos.
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Funciones Básicas:
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- Proponer los proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica, para mantenerlos actualizados y homogéneos.
- Proponer en coordinación con las instancias responsables de los archivos de trámite y capacitación, el programa de capacitación en la materia, para lograr la especialización y desarrollo profesional del personal que desarrolla las funciones archivísticas.
- Procurar la adquisición de los recursos materiales que requieran los archivos, para dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad en la materia.
- Elaborar el material de difusión archivística, con el propósito de fomentar una cultura institucional en la materia.
- Identificar las acciones necesarias para conservar y preservar la documentación que obra en los acervos mediante los programas y planes preventivos, con la finalidad de enfrentar situaciones de emergencia y riesgo.
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Función Principal:
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Administrar el Archivo de Trámite de Expedientes de Prestaciones y Archivo de Concentración, para garantizar la localización y disposición expedita de los expedientes.
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Funciones Básicas:
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- Supervisar los procesos archivísticos del Archivo de Trámite de Expedientes de Prestaciones y de Concentración, para asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos.
- Planear y organizar la recepción de las transferencias, para que éstas se realicen de manera ordenada.
- Establecer medidas de control para que los documentos y expedientes de trámite se integren y guarden en la ubicación que corresponda, a fin de agilizar el servicio de préstamo en futuras solicitudes a través de registros sistematizados.
- Proporcionar de manera oportuna el acceso a los expedientes, para atender las solicitudes que realizan las áreas y asegurar la recuperación de los mismos.
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Función Principal:
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Fungir como Secretaria Técnica, para la correcta operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
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Funciones Básicas:
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- Integrar la carpeta de cada sesión, con la documentación e información de los asuntos a desahogar contenidos en el Programa de Trabajo, así como la que en su caso hayan proporcionado las áreas, para ser entregada a los integrantes en tiempo y forma.
- Elaborar las Actas de Sesiones del Comité para recabar las firmas de los integrantes del mismo, a fin de dar certeza jurídica a los acuerdos tomados.
- Dar seguimiento a los acuerdos del Comité para informar de su cumplimiento al pleno.
- Elaborar y proponer el Calendario de Sesiones Ordinarias, contemplando la periodicidad que se requiere para atender las necesidades archivísticas, a fin de ser incluido en el Programa de Trabajo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
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